La communication interne est une activité majeure encore trop souvent sous-estimée par les entreprises. Cet article vous propose de comprendre un peu mieux les enjeux qu’elle représente. Découvrez les bonnes pratiques à mettre en place pour communiquer efficacement dans une organisation.
A quoi sert la communication interne en entreprise ?
La communication interne est un pôle important, car elle permet d’éviter les blocages au quotidien dans l’entreprise. Cela paraît évident, un collaborateur sera forcément plus efficace s’il possède les bonnes informations. Et au delà de les recevoir, il doit surtout être en mesure de les retenir et de les utiliser. C’est pourquoi il est généralement conseillé d’instaurer en entreprise des pratiques de communication efficaces pour favoriser cette transmission.
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La communication interne est une pratique rigoureuse, qui doit conserver une structure lisible et des codes de communication explicites. Les professionnels chargés de communication en entreprise doivent parvenir à bien expliquer les choses, avec pédagogie et en s’adaptant toujours à leurs différents interlocuteurs. C’est pourquoi dans les PME qui ne possèdent pas de service dédié à la communication, il est toujours bon de former certains collaborateurs et de leur apprendre à animer une réunion en entreprise.
Le responsable des ressources humaines et le chargé de communication interne doivent aussi savoir rester à l’écoute des salariés. L’objectif de la communication en entreprise est d’améliorer les conditions de travail et de contribuer au bonheur des employés au quotidien. Se montrer à l’écoute permet de responsabiliser les salariés et de les impliquer davantage dans l’entreprise. Et sur le long terme, tout le monde peut en tirer des bénéfices.
L’honnêteté et la transparence sont des valeurs indissociables de ce type de mission. Mentir à ses collaborateurs peut offrir une solution de facilité sur le court terme, mais cela finit toujours par avoir des retombées négatives sur l’entreprise et ses salariés. Dans certaines situations, il faut aussi savoir partager les bonnes informations avec les bonnes personnes, au bon moment. Un sacré casse-tête.
Quand une entreprise manque de moyens, le premier poste à sauter est généralement celui de la communication. Pourtant, le temps et les dépenses consenties dans ce domaine sont loin d’être des efforts inutiles. En effet, c’est bel et bien la communication interne qui permet de maintenir une organisation en ordre de marche. Et bien entendu, si on la néglige, des problèmes apparaissent rapidement.
Quels sont les risques apportés par une mauvaise communication interne ?
Si vous entretenez une mauvaise communication interne en entreprise, vous vous exposez naturellement à différents risques, qui peuvent venir impacter durablement le fonctionnement de votre entreprise.
Ne pas communiquer, c’est tout d’abord favoriser la rétention d’information entre les salariés. Cela peut vite venir provoquer des doublons dans les futures actions des collaborateurs. Dans une organisation, les salariés doivent souvent apprendre à travailler en équipe et en synergie au quotidien. Une communication désorganisée provoque logiquement un manque de fluidité dans les missions quotidiennes, et donc forcément des perturbations dans le travail d’équipe.
Négliger sa communication interne, cela peut également causer indirectement des tensions et des conflits entre les différents acteurs de l’organisation. Dans la plupart des cas, les conflits mineurs en entreprise partent d’une simple incompréhension et d’un manque de communication évident.
Enfin, les lacunes en communication interne peuvent aussi provoquer des baisses de motivation chez les salariés, qui déboucheront avec le temps sur un manque de productivité problématique pour l’entreprise.
Savoir établir une véritable stratégie de communication interne
La communication interne impose parfois l’application de certains processus, qui servent à uniformiser les échanges d’information dans l’entreprise. Le responsable doit par conséquent réfléchir à la mise en place d’une stratégie pertinente.
Structurez la communication autour des messages à transmettre
La première étape dans la définition de cette stratégie est de recentrer la réflexion sur les principaux messages à transmettre. Quels sont vos objectifs de communication ? Souhaitez vous modifier le fonctionnement des équipes ou bien régler un conflit ? Avez-vous besoin d’obtenir un service de la part d’un salarié ? En fonction des besoins de l’entreprise, les méthodes de communication pourront être amenées à varier. Il faut toujours penser aux informations à transmettre avant de penser à la forme.
Avant d’organiser une réunion ou une prise de parole, prenez le temps de résumer par écrit ce que vous souhaitez dire à vos collaborateurs, ainsi que les réactions que vous souhaitez obtenir. Cela vous permettra de définir de façon plus pertinente le ton à employer.
Définissez les cibles et adaptez toujours le message au destinataire
Suite à la définition des messages, il faudra déterminer précisément les personnes avec qui vous souhaitez communiquer. Quels collaborateurs sont concernés par votre message ? Lesquels doivent recevoir l’information, et de quelle manière ? Il est préférable d’adapter la forme en fonction du degré d’implication afin de ne pas créer de sentiments négatifs chez vos salariés.
Utilisez les bons supports
Pour faire passer efficacement votre message, vous disposez de plusieurs options. Entretiens individuels, réunions de travail physiques ou en visioconférence, appels téléphoniques, mails et autres supports écrits… la liste est longue. En fonction des situations, certains supports sont forcément plus adaptés que d’autres.
A titre d’exemple, annoncer le départ ou la mutation d’un salarié par messagerie instantané n’est pas forcément la forme la plus appropriée. Pensez à soigner la forme et n’hésitez pas à passer du temps sur la rédaction d’un mail ou la préparation d’une réunion quand cela concerne des informations importantes.
Les 5 grandes erreurs à éviter en communication interne
Les professionnels de la communication interne et des ressources humaines sont loins d’être parfaits dans la pratique, et les erreurs sont courantes. C’est pourquoi il est important de garder en tête les principales erreurs à ne pas commettre quand on souhaite transmettre un message en entreprise.
Ne pas être clair dans sa stratégie de communication
Comme nous avons pu le constater précédemment, en manquant de clarté sur les objectifs, les messages, les cibles ou encore le ton à employer, on finit souvent par s’emmêler les pinceaux. Pensez à être au point au quotidien pendant vos échanges et sur les données que vous voulez échanger. Gardez des traces et restez cohérent sur la durée.
Avoir une confiance aveugle dans les chiffres
Dans les grandes entreprises, il est courant de réaliser des études sur la satisfaction des salariés. Ces études révèlent des tendances mais sont tout de même à prendre avec des pincettes lorsque vous échangez avec les personnes individuellement. Ne basez pas uniquement vos communications sur des statistiques. Il ne faut pas voir vos collaborateurs comme un ensemble uniforme. Chaque personnalité est différente.
Oublier de faire preuve d’empathie
Certains professionnels de la communication tendent parfois à manquer d’empathie et de contact avec les salariés. Ne faites pas passer toutes les informations par écrit. Donnez la priorité au contact physique pendant vos échanges. Les réunions de travail sont des occasions d’échange concret avec les salariés. Cela vous permettra de mieux comprendre ce qui les motive au quotidien et d’anticiper les baisses de régime.
C’est aussi une erreur de penser que tous les collaborateurs ont les mêmes sources de motivation que le patron d’une entreprise. Les salariés n’ont pas tous la même situation, le même rythme de vie. Même si c’est un idéal à atteindre, tout le monde n’est pas obsédé en permanence par la réussite de l’entreprise. N’oubliez pas de considérer les intérêts personnels des salariés afin de les concilier au mieux avec ceux de l’entreprise.
Trop communiquer… ou pas assez
En matière de communication interne, il est parfois difficile de trouver le bon équilibre entre l’absence et le trop-plein d’information. Toutes les informations n’ont pas la même importance. Pour garder une certaine lisibilité, vos collaborateurs ont besoin de signes pour identifier les informations essentielles. Certaines peuvent attendre ou bien être insérées dans un rapport hebdomadaire, sans donner lieu à des mails et des réunions incessantes.
Il ne faut donc pas communiquer uniformément pour tout et pour rien, mais plutôt donner du sens et mettre en valeur les priorités dans vos communications. Gérez votre rythme.
5 – Prendre la communication interne à la légère
C’est l’erreur la plus courante dans les organisations. Négliger la communication interne et la faire passer comme un enjeu secondaire est la pire décision à prendre. C’est un poste important qui mérite qu’on y passe du temps. Si des difficultés sont constatées dans ce domaine, il ne faut pas hésiter à proposer des formations aux salariés pour fluidifier les échanges.
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- La communication interne – 4e éd. – Stratégies et techniques: Stratégies et techniques
FAQ
Comment améliorer la communication en entreprise ?
Pour améliorer la communication en entreprise, il est essentiel d'instaurer un climat de confiance entre les collaborateurs. Il est également important de favoriser les échanges réguliers et transparents entre les différents services.
La mise en place de réunions hebdomadaires ou mensuelles peut permettre de partager efficacement les informations et les objectifs à atteindre. Enfin, l'utilisation d'outils collaboratifs tels que des plateformes en ligne peut faciliter la circulation des informations au sein de l'entreprise.
Quels sont les moyens de faire de la communication pour son entreprise ?
Il existe de nombreux moyens pour promouvoir la communication de son entreprise. Tout d'abord, il est essentiel d'avoir un site web professionnel et attrayant pour présenter ses produits ou services.
Ensuite, les réseaux sociaux tels que Facebook, Instagram ou LinkedIn permettent de toucher un large public et d'interagir avec ses clients. Les campagnes publicitaires sur Google AdWords ou les envois réguliers de newsletters sont également des outils efficaces pour faire connaître son entreprise et attirer de nouveaux clients.
Comment créer une communication efficace au sein d'une entreprise ?
Pour créer une communication efficace au sein d'une entreprise, il est important de mettre en place des outils de communication adaptés tels que des réunions régulières et des plateformes collaboratives. Il est également primordial d'encourager la transparence et l'ouverture pour favoriser un échange fluide entre les différents services. La communication doit être claire, concise et bienveillante pour éviter tout malentendu ou confusion.
Enfin, il est essentiel d'écouter activement les besoins et préoccupations de chaque membre de l'équipe afin de renforcer leur engagement et leur motivation.
- La communication interne en entreprise est essentielle pour éviter les blocages et favoriser l'efficacité des collaborateurs.
- Les professionnels de la communication doivent être pédagogues, à l'écoute des salariés, honnêtes et transparents pour maintenir un bon climat de travail.
- Une mauvaise communication interne peut entraîner des perturbations dans le travail d'équipe, des tensions entre les acteurs et une baisse de motivation des salariés.
- Pour établir une stratégie efficace de communication interne, il est important de structurer les messages, définir les cibles, adapter le message au destinataire et utiliser les bons supports.
